Gestionnaire Formation Continue - Hôpital (H/F), Bordeaux

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, 102 lits sur le secteur médico-social(EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le Poste

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un

Gestionnaire formation professionnelle

au sein de la Direction des Ressources HUmaines relevant au Pôle ADMINISTRATION, à temps plein.

Missions Et Activités Du Poste Le service développement professionnel regroupe :

la mise enœuvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens

l’offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l’organisme de formation de l’établissement qui se nomme l’Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS)

Il se compose d’une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d’activité (formation continue pour l’un, IFAPS pour l’autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5 ETP sur le service formation et 1.5 ETP sur l’IFAPS).

Le poste proposé est à 100 % sur le service formation continue. Les deux secteurs d’activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux.

Mission Générale Du Poste Gérer et mettre en œuvre, au plan administratif et financier, le plan de formation continue du personnel médical et non médical en complémentarité avec les autres gestionnaires, la responsable développement professionnel, l’IFAPS (organisme de formation du Centre Hospitalier) et les différents partenaires internes et externes.

Activités Principales Assurer la mise en œuvre du plan de formation

Création des dossiers formations (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance)

Engagement financier sur le logiciel après signature convention

Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform

Recensement des inscriptions

Émission des ordres de missions, des feuilles d’émargement

Traitement des conventions, factures, titre de recettes, relances

Solder les dossiers autant administrativement que financièrement

Gérer les aspects logistiques

Réservation des salles et matériels, préparation des ouvertures des salles de formation

Accueil, accompagnement des formateurs et recueil des besoins ou retours relatifs aux formations

Instruire les demandes de formation individuelles : congé de formation professionnel, études promotionnelles, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, Compte personnel de formation, dossier FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique), apprentissage…

Recueil et recensementà l’aide des tableaux de bord

Traitement et mise enœuvre des demandes

Suivi et clôture

Suivi Des Budgets Formation Et Des Engagements Financiers

Miseà jour et réajustement des engagements financiers

Traitement des demandes

D’avances de frais

De remboursement de frais de déplacement des agents, d’inscription

Des titres de recette et factures

Des traitements

Renseigner Les Documents Et Suivre L'activité

Miseà jour des tableaux de bord

Réalisation de tableaux de bords ponctuels

Préparation de documents de travail divers (extractions pour des projets, pour les Commissions formation …)

Relevé des données en vue de statistiques

Communication de données statistiques en vue du bilan social et du rapport d’activité

Participerà l’archivage des documents en lien avec la réglementation : conventions, programmes, plans, actions réalisées, offre de formation, factures

Participer aux fonctions de secrétariat du service développement professionnel :

Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

Accueil physique des intervenants, bénéficiaires et agent

Rédaction de courriers internes et externes

Traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures

Profil Recherché Diplômes requis

Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

Connaissances

Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)

Connaissance du logiciel Gesform.

Organisation et fonctionnement interne de l’établissement et des différents rôles des acteurs.

Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.

Communication orale etécrite

SavoirÊtre

Professionnalisme

Écoute, discrétion

Réactivité

Esprit d’équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie

Esprit d’initiative et créativité

Sens de l’accueil et disponibilité

Respect de l’organisation mise en place

Organisation et méthodologie

Rigueur

Savoir-faire

Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels

Communiquer les informations aux divers acteurs en lien avec les dossiers de formations relatifs au plan de formation

Se exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies

Classer et mettreà jour les dossiers

Définir les priorités

Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité…

Construire et exploiter des tableaux de bords

Identifier les informations communicablesà autrui en respectant la discrétion professionnelle

Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous.

Spécificités Du Poste

Horaire de travail : 8H30à 16H15

Présence obligatoire d’un des agents durant les horaires d’ouverture du service

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