Gestionnaire administratif– Direction de la Stratégie, Douai

Gestionnaire administratif– Direction de la Stratégie Gestionnaire Administrative Direction de la Stratégie Autorisations Contractualisation Coopération

Définition du poste : Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d’appui à la stratégie, et de la Responsable Stratégie En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif enmatière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.

Missions générales et administratives :

Coordination et suivi du courrier et des mails

Gestion des envois par courrier

Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents

Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi

Collecte de données

Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion

Rédaction de compte rendu de réunions

Planification et participation aux instances

Missions Spécifiques : Stratégie et projets médicaux :

Participerà la coordination des projets (médical et d’établissement)

Rédaction du projet d’établissement

Participerà la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.

Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)

Organiser des points de suivi DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

Suivi des conventions et coopérations :

Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel (actualisation du tableau de bord de suivi)

Etude des conventions et propositions de rédactions

Dossiers d’autorisation :

Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.

Pré rédaction des données et des trames de réponses

Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement

Préparation des visites de conformité

Appelsà projets :

Recherche des appelsà projet et appels à candidature et transmission aux personnes concernées.

Actualisation du tableau de bord de suivi.

Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées

Gestion de la Cellule Instruction projet :

Programmation des réunions

Saisir les directions et leséquipes concernées

Actualiser le tableau de suivi des projets

Mettre en place des plans d’actions

Rédaction des ordres du jour et des relevés de décisions

Programmes d’éducation thérapeutique du patient :

Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP

Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme

Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal

Coordination des réponses aux enquêtes et préparation des trames de réponse (l’ARS, FHF, OR2S, DRESS).

Actualisation du tableau de bord de suivi.

Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.

Rapport d’activité :

Coordination interne des demandes de rapports d’activités : Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR / …

Protocoles de coopération :

Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives

Suivi des indicateurs des protocoles de coopération déclarés

Lien Ville Hôpital :

Participerà l’organisation des événements ville hôpital

Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication desévénements.

Dynamisme et implication professionnelle

Capacité à travailler en autonomie

Adaptabilité et réactivité

Capacité d’analyse de la situation et des enjeux

Rigueur administrative

Aisanceà l’utilisation des outils bureautiques

Savoirêtre :

Sens de la confidentialité et de la discrétion

Sens de la diplomatie

Sens du travail enéquipe

Aisance relationnelle

Capacité d’adaptation et de disponibilité

Profil recherché :

Formation de niveau Bac +2

Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,

Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus

Type

Non médicale

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