Gestionnaire formation (H/F), Orchies

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, Conex recherche un(e) Gestionnaire Formation pour assurer la continuité opérationnelle de l'activité du groupe ICD comprenant les sociétés Conex et Ed-Editions, organisme de formation certifié Qualiopi dédié aux professionnels du commerce international et de la douane.

En tant que gestionnaire formation, vous assurez le bon déroulement des sessions de formation au quotidien : de la gestion des inscriptions jusqu'à la facturation, en coordonnant formateurs, stagiaires et financeurs, et en veillant au bon fonctionnement des outils et des process en place.

Au quotidien, vous serez chargé(e) de :

La gestion administrative de la formation : vous gérez l'intégralité du cycle administratif de chaque session : inscriptions, conventions, convocations, annulations et reports.

Vous préparez les dossiers pédagogiques (supports, émargements, évaluations, enquêtes de satisfaction), émettez les attestations et certificats à l'issue des formations, et assurez un archivage rigoureux des dossiers stagiaires.

Vous alimentez en parallèle les outils de suivi internes : tableau de bord Excel, CRM HubSpot (ponctuellement) et Hop3Team (LMS – outil de gestion des formations).

La coordination des plannings&relations formateurs : Vous planifiez les sessions en lien avec les formateurs internes et intervenants externes, anticipez les besoins en ressources (hôtels, salles, équipements, accès distanciel) et assurez la communication des plannings à toutes les parties prenantes.

L’administration de la plateforme LMS (Hop3Team) : Vous alimentez la plateforme au quotidien : création et gestion des comptes, paramétrage des parcours, suivi du bon déroulement des sessions en ligne et en présentiel.

Vousêtes le point de contact de premier niveau pour les utilisateurs rencontrant des difficultés d'accès ou de navigation.

La facturation, OPCO&suivi financier : Vousémettez les factures à destination des clients et organismes financeurs, gérez les dossiers de prise en charge OPCO et réalisez un point mensuel des impayés en lien avec la comptabilité.

Vous assurez la collecte des factures liées aux formations et en garantissez la bonne prise en compte pour les reportings mensuels comptable.

Du catalogue, du calendrier&de la communication formation : En lien avec la Responsable Formation, vous participezà la mise à jour régulière du catalogue (descriptifs, tarifs, modalités, prérequis) sur l'ensemble des supports — site web et PDF — et coordonnez avec le service Communication pour garantir la cohérence des messages liés à l'offre de formation.

Profil recherché

Vous avez une expérience confirmée en gestion administrative de la formation.

Connaissance de la réglementation formation et du référentiel Qualiopi appréciée.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word) et vous avez déjà utilisé des outils de gestion de la formation (Plateforme LMS).

Vous faites preuve de rigueur et d’un excellent sens de l’organisation, vous permettant de gérer efficacement plusieurs dossiers simultanément.

Vous faites preuve d’une forte aisance relationnelle et d’un sens du service développé, en tant que point de contact des formateurs, stagiaires et financeurs.

Votre autonomie et votre réactivité vous permettent de gérer efficacement les imprévus!

Descriptif de l'entreprise CONEX est un acteur de référence dans les solutions logicielles dédiées au traitement des déclarations douanières et sécuritaires, facilitant l’échange électronique de données entre entreprises et autorités douanières.

Leader sur le marché Français, Conex s’appuie sur :

Une expertise historique et reconnue auprès de nos +1600 clients, en France comme à l’international.

Une gamme complète de solutions digitales.

Une capacité d’innovation dans un secteur en constante évolution.

Rejoindre Conex, c’est intégrer une entreprise familiale, innovante et incontournable dans le panorama douanier.

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