Spécialiste Affaires Administratives (H/F), Lisses

Rattaché(e) au département administratif, vous êtes garant(e) de la gestion globale des services généraux de l'entreprise. Vos missions couvrent la gestion de l'environnement de travail, la conformité des actifs et des licences, la gestion des notes de frais, l'accueil et l'événementiel, ainsi queles achats indirects.

Missions principales 1. Gestion de l'environnement de travail et de l'exploitation

Assurer le contrôle quotidien et la maintenance des espaces de bureau afin de garantir le bon fonctionnement des équipements, du courant faible et des installations immobilières.

Optimiser la stratégie d'achat, gérer les stocks et assurer le suivi des coûts pour les fournitures administratives (matériel de bureau, pauses café, cadeaux d'entreprise, etc.).

2. Gestion des actifs, conformité et support financier

Mettre en place et actualiser le registre des immobilisations, organiser des inventaires périodiques et gérer le cycle de vie des actifs (de l'acquisition à la réforme).

Gérer les démarches administratives liées aux licences commerciales et certifications de l'entreprise (demandes, renouvellements, archivage sécurisé).

Assurer la vérification des factures, le traitement des notes de frais ainsi que le suivi des avances de fonds.

3. Support logistique,événementiel et réception

Organiser et coordonner les réunions de direction et les événements professionnels (logistique, accueil, support sur site) dans le respect des standards de l'entreprise.

Superviser le système de gestion des déplacements (Travel Management) pour optimiser les coûts et améliorer l'expérience des collaborateurs en mission.

4. Culture d'entreprise et vie de bureau

Concevoir et exécuter les activités de Team Building, les avantages liés aux fêtes et les événements de culture d'entreprise pour renforcer la cohésion d'équipe.

Contribuerà la rédaction et à l'optimisation des règlements administratifs internes et veiller à leur application.

5. Achats hors-production et gestion des fournisseurs

Gestion des prestataires :

Sourcing, sélection, introduction, signature des contrats et évaluation de la performance des fournisseurs de services (Facility Management, IT, logistique, etc.).

Conformité des processus :

Promouvoir et appliquer les processus d'achat internes, garantir une exécution efficace et veiller à l'archivage rigoureux des documents contractuels.

Profil recherché

Formation :

Diplôme de niveau Bac+3 minimum (Licence ou Master) en gestion administrative, secrétariat de direction, gestion des entreprises ou domaine similaire.

Langues :

Maîtrise courante du

Chinois

et du

Français

impérative (l'Anglais est un atout).

Expérience :

Minimum 2 ans d'expérience sur un poste administratif au sein d'une structure de taille moyenne ou grande.

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, etc.) et excellentes capacités de rédaction.

Qualités personnelles :

Excellentes capacités de communication et de coordination.

Capacité à gérer des tâches multiples et complexes de manière autonome.

Rigueur, sens du service et réactivité face aux imprévus.

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