GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF F/H, Meudon

Overview Vous souhaitez contribuer au dynamisme associatif local et faciliter leséchanges entre la municipalité et les associations ? Rejoignez notre équipe et mettez vos compétences au service de la gestion administrative, de l'accompagnement des projets associatifs, et du développement de la vie associative de notre commune.

Le service Vie associative fonctionne comme un guichet unique de réservation des principales salles et équipements municipaux. A ce titre, il gère, à titre gratuit ou payant, leur mise à disposition auprès des associations, mais aussi auprès des autres services municipaux, des écoles, ou des entreprises.

Au sein de la Direction Jeunesse, Sport et Vie associative et placé sous l'autorité du responsable de la vie associative, vous participez au suivi administratif et organisationnel des activités liées à l'utilisation des équipements municipaux.

Responsibilities

Gestion administrative des salles etéquipements municipaux

Vous assurez le traitement administratif des demandes de manifestations, réunions, assemblées générales et événements sportifs organisés le week-end (tournois, rencontres sportives, etc.).

Vous suivez les dossiers jusqu'à leur clôture : saisie sur le logiciel de planning, élaboration de la convention, vérification des paiements et des assurances.

Vous hiérarchisez les demandes et informations selon leur degré d'urgence et de priorité.

Vous préparez et gérez la planification annuelle des salles et installations municipales :

Recueil des besoins des associations et des usagers

Synthèse des données

Enregistrement des créneaux validés

Contractualisation avec les utilisateurs

Vous renseignez les tableaux de bord et outils de suivi de l'activité du service (statistiques, fréquentation, suivi des associations…).

Vous saisissez et transmettez les documents liés au fonctionnement des installations, notamment les plannings des manifestations du week-end.

Accueil et information des usagers

Vous assurez l'accueil téléphonique du service.

Vous accueillez ponctuellement le public, notamment pour la remise de clés et l'accompagnement des usagers.

Participationà la vie du service

Vous contribuezà l'organisation des manifestations portées par le service ou la direction (forum des loisirs, événements associatifs…).

Vous participezà la gestion des correspondances de l'élu en charge des associations.

Qualifications Titulaire d'une formation de niveau Bac ou Bac professionnel, vous disposez idéalement d'une première expérience sur des fonctions administratives, de préférence au sein d'une collectivité territoriale ou d'un environnement en lien avec le secteur associatif. Vous maîtrisez les outils bureautiques et faites preuve de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.La connaissance du tissu associatif et sportif local constitue un atout apprécié. Organisé et rigoureux, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, hiérarchiser les priorités et respecter les délais. Vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer avec des interlocuteurs variés, tant en interne qu'avec les associations et les usagers. Doté d'un bon sens de l'accueil et du service public, vous faites preuve de discrétion professionnelle, d'autonomie et de disponibilité dans l'exercice de vos missions.

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