Adjoint administratif principal– Secrétariat Général, Paris

assistante administrative au secrétariat général

Hotel de ville bp 27, Rive-de-Gier (Loire (42)) Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative>Affaires administratives Oui,à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires(Art. L332-14 du code général de la fonction publique ) Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.Temps de travail Télétravail Experience souhaitée Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du DGA transitions, ressources et coordination, vous assurez les missions suivantes au sein du secrétariat général, en lien continu avec vos collègues. Sous l’autorité du DGA transitions, ressources et coordination, vous assurez les missions suivantes au sein du secrétariat général, en lien continu avec vos collègues.-Assurer le suivi et le traitement du courrier entrant via un logiciel de gestion du courrier : enregistrement, transmission, suivi des réponses et rédaction de projets de réponses. -Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous de Madame le Maire, de l’équipe de direction générale.-Accompagner lors de certaines réunions l’équipe de direction générale et elaborer les comptes rendus de réunions, de décision et en assurer la diffusion. -Gérer l'agenda du Maire, du DGS et des DGA, et la coordination avec l’agenda des élus : notamment la prise de rendez-vous avec les administrés et partenaires institutionnels, l'organisation de réunions et des rendez-vous quotidiens.-Assurer la relation avec le cabinet etêtre l'interface entre les élus et les services (fiches de permanences, suivi des actions et notes demandées par les élus aux services, etc… ) -Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques. -Classer et archiver les messages électroniques et les documents à l'attention du Maire,des adjoints, de l’équipe de direction générale.-Gérer et suivre différents dossiers d’affaires générales en autonomie confiés par le Maire, adjoints, DGS, DGA -Assurer le suivi administratif des dossiers juridiques et assurances, en lien avec le DGA transitions, ressources et coordination -Participation à la préparation matérielle et administrative des dossiers du conseil municipal (note de synthèse, procès-verbal, dossiers de convocations...)-Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information). -Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. -Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).-Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons pour ce qui concerne les besoins du Maire, des adjoints, du cabinet, de l’équipe de direction générale et du secrétariat des affaires générales Contraintes : -Continuité de présence au sein de l’équipe du secrétariat général (journée 8h30 à 17h et vacances)-Prolongation d’activité certains soirs selon les besoins du Maire, des adjoints, de l’équipe de direction générale (selon besoins), dans le cadre des nécessités de service -Présence lors des conseils municipaux (préparation, logistique, rangement) (selon besoins) -Connaissances indispensables des compétences des collectivités locales et celles desinstitutions externes et de partenaires, -Expérience similaire sur un poste d’assistant d’un élu, Maire ou DGS impérative -Bonne maîtrise de l’orthographe et sens de la rédaction, -Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques en général, -Bonne maîtrise et gestion des appels téléphoniques.-Sens de l’organisation et de l’anticipation, réactivité, efficacité et rigueur, -Faire preuve d’initiatives et de motivation -Grande disponibilité, polyvalence et autonomie, -Respect des obligations de discrétion et de confidentialité, -Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteursContact et modalités de candidature

Informations complémentaires RENSEIGNEMENTS ET CONTACTS Aude AVERSENG - DRH 06 27 28 01 10

MODALITES DE CANDIDATURES Envoyer, CV détaillé et lettre de motivation sous format PDF, à l'adresse: avant la date limite indiquée dans l'annonce

CONDITIONS D'EMPLOI 35h, 36h30 + 9 jours RTT ou 37h30 +15 jours RTT possibilité de travailler sur 4.5 jours organisation selon les nécessités de savoir, à voir avec le N+1

REMUNERATION - RIFSEEP - Prime Annuelle de 2400€ / an. Attention: pour les agents contractuels, cette prime n'est attribuée qu'après 6 mois d'emploi.

AVANTAGES ACCESSOIRES - participationà la mutuelle 20.83 / mois pour un célibataire - participation prévoyance: adhésion contrat groupe Relyens du CDG42 avec participation de 17 € max de la commune. - titres restaurant: 12 titres par mois, sur 12 mois, valeur 6.5 €, participation employeur 60% (pour les contractuels après 3mois d'emplois)Adresse de l'employeur Mairie de RIVE DE GIER>Hotel de ville bp 27 42800 Rive-de-gier Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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