Assistant Formation (H/F) - Contrat En Alternance, Toulouse

Missions Avant-vente Réception des opportunités commerciales dans UpSales Participation au suivi des offres en cours Coordination et gestion de projets de formation Création, mise en place et suivi des sessions de formation de bout en bout Rédaction et gestion des documents administratifs (conventions, convocations,feuilles d’émargement, attestations, certificats) Suivi et mise à jour des plannings de formation Planification des ressources internes et externes en coordination avec les chefs de projet ou clients Commande et gestion des supports de cours Gestion logistique des formations présentielles (accueil, pauses, restauration) Gestion des salles mobiles et de leur logistique (transport A/R) Location de matériels et de salles (off-site) Optimisation des déplacements (hôtels, véhicules, transports) Enregistrement et suivi des formations dans GestForm et outils de planification Gestion des relations avec les stagiaires, formateurs et partenaires Participation à l’élaboration et à la mise à jour des plannings et programmes de formation Gestion des POEI Rédaction des documents réglementaires (charte droits et devoirs, règlement intérieur, contrats de formation) Relation avec les prestataires Participation au sourcing et au choix des prestataires et formateurs Mise à jour de la base de données formateurs Demande de référencement de nouveaux fournisseurs Rédaction des lettres de mission Transmission et validation des commandes de sous-traitance Réception et traitement des factures de sous-traitance Relances auprès de la comptabilité fournisseurs Facturation, financements et relations OPCO Participation au montage et au suivi des dossiers de financement Saisie des éléments de session dans GestForm pour l’édition des conventions OPCO Gestion des feuilles de présence (édition, envoi, récupération et archivage) Demande de facturation auprès de l’ADV et constitution des dossiers complets OPCO / clients Saisie des avancements dans les outils de suivi (Geiser View) Demandes de provisions, CCA et levées de provisions auprès du contrôle de gestion Suivi qualité Envoi, réception et analyse des évaluations à froid Suivi de l’efficacité des formations, des organismes et des intervenants Le profil recherché Étudiant(e) en MBA gestion de projets ou équivalent, à la recherche d’une alternance de 24 mois Intérêt pour les métiers de la formation, la coordination de projets et les environnements multi-interlocuteurs Organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et outils de gestion / ERP (GestForm, CRM, planning appréciés) Bonnescapacités relationnelles et rédactionnelles, sens du service Esprit d’analyse et appétence pour le suivi administratif, financier et qualité Se former en alternance chez MBway Toulouse École de commerce tournée vers l’alternance, MBway Toulouse (du Bac +4 au Bac +5) forme des professionnels opérationnels et engagés. Cette opportunité vous permet de préparer un MBA Management de Projet, en lien direct avec les besoins du terrain.